賃貸管理会社向けBPO事業者の選び方（マンション管理の業務委託）

多くの業界が人手不足に悩んでいますが、マンション管理業界も例外ではありません。業務量に見合った人材を確保できない企業も多く、従業員の負担の増大や管理業務の質の低下など、さまざまな弊害がもたらされています。その弊害を解消するための手段になり得るのが、マンション管理業務の外部委託です。この記事では、マンション管理業務を外部に委託することでもたらされるメリットと、賃貸管理会社向けBPO事業者の選び方について解説します。

マンション管理会社は業務を委託できる

オーナーから管理委託を受けているマンション管理会社であっても、業務の一部を外部の賃貸管理会社向けBPO事業者に委託することは可能です。委託できる業務の範囲は賃貸管理会社向けBPO事業者によっても異なりますが、具体例として以下のような業務が考えられます。

• 入居者の募集、契約締結業務

• 修繕対応

• クレーム受付

• 契約更新業務

• 退去精算業務

なお、委託する業務の範囲が広ければ広いほど、賃貸管理会社向けBPO事業者に支払う費用も高くなるため、費用対交換を考えたうえで、何をどこまで委託するか決定するのが重要です。

賃貸管理会社向けBPO事業者の選び方

マンション管理業務を賃貸管理会社向けBPO事業者に委託する場合に具体的にチェックすべき点として、以下の3点について解説します。

• 実績の多寡

• 賃貸管理に特化したサービスか

• コールセンター業務も委託できるか

• 
  

【BPO受託実績の多寡】

1点目は「受託実績の多寡」です。一口にマンション管理業務といっても実際に手掛けるべき業務は多岐にわたります。また、クレーム対応には知識や傾聴力が求められ、また契約書類作成など高度な業務も含まれるため、管理業務の代行実績を豊富に有する企業に依頼するのが望ましいでしょう。実績の豊富な企業であれば、一般的かつ定型的な管理業務についてのマニュアルを保有しているなど体制が整っているため、円滑に業務を進めてくれる可能性も高くなります。

企業毎の受託・取引実績は、多くの企業が公式ホームページに掲載しているため、確認してみましょう。掲載がない場合は問合せをしてみるのも有効です。万が一、問合せをしても回答がないような場合、その企業は避けたほうが無難です。

【賃貸管理に特化したサービスか】

2点目は「賃貸管理に特化したサービスかどうか」です。

マンション管理業務には専門的な経験や知識が求められる業務も多く、賃貸管理に特化した賃貸管理会社向けBPO事業者に依頼しないと対応品質が担保できない可能性があります。

例えば、コールセンターの代行を依頼する場合には、オペレーター1人1人に不動産業界や物件に関する知識が必要になるため、十分な教育・研修の体制が整っている企業を選定する必要があります。例として取り上げたのはコールセンターですが、他の業務についても同様のことが言えます。管理会社が業務において遵守すべき法律や規則、現場の慣習に精通している賃貸管理会社向けBPO事業者へ依頼するのが重要と考えましょう。

【コールセンター業務も委託できるか】

3点目は「コールセンター業務も委託できるかどうか」です。

不動産管理業務の中で、対応に時間がかかるうえに相応のノウハウが求められる業務の一つとして「入居者からの問合せへの対応」が挙げられます。

不満・不安を持つ入居者の話を聞き、そこから適切な解決策を導き出さなくてはいけません。

特に少ない人員で対応しているマンション管理会社の場合、入居者からの問合せ対応に時間が取られ、他の業務に回す時間が取れないという事態も往々にして発生し得ます。

業務効率化を目的として賃貸管理会社向けBPO事業者を選ぶのであれば、入居者からの問合せ窓口としてのコールセンター業務を依頼できるかどうかも念頭に入れると良いでしょう。

良い業者に依頼することで改善すること

以上をもとに、適切な賃貸管理会社向けBPO事業者に依頼すれば、従業員の労働環境が飛躍的に改善されます。特に先ほど触れた入居者からの問合せ対応など、従業員の精神的負担となっている業務だけでも外部に委託することで、負担は大幅に軽減できるはずです。

AAAコンサルティングに委託するメリット

管理会社様の中には、業務の煩雑さやリソース不足といった複数のお悩みを抱えられており、一部業務だけでも外注したいと思われている企業様も多いのではないでしょうか？

AAAコンサルティングでは、以下のような強みをもって、管理会社様をご支援しております。

• 賃貸管理の事務およびコール業務に特化している

• 不動産業界の幅広い知見がある

• 不動産テックの導入支援をしている

• BPOの実務のみではなく業務改善提案も可能

• お困りの業務に対し、サービスを選んで利用可能

【賃貸管理の事務およびコール業務に特化】

AAAコンサルティングには、「A-Support」という事務業務代行に特化したサービスがございます。入居前の審査・契約書作成や、解約・更新等の事務業務の代行が可能です。専門知識のあるプロが対応するため、安心してご利用いただけます。

また、コールセンターサービスの「A-Call」と併用してご利用いただくと、問合せ対応から事務作業までを一貫してお任せいただくことが可能です。

「A-Call」については、リーシング、カスタマー、リペアの3領域に対応できるコールセンターを自社で保有しており、仲介会社や入居者からの問合せ全般に対応可能です。

細かい顧客対応を全てお任せいただけるため、管理会社の社員様にはより重要なコア業務に専念いただけることがメリットです。

【不動産業界の幅広い知見】

当社の特徴として、業界大手の管理会社様からのアウトソーシング実績が多数あることが挙げられ、その管理支援の実績は累計54万戸にのぼります。

多くの支援実績の中で培った、管理業務の確かなノウハウが当社の強みです。

2012年から10年以上にわたり、賃貸管理業界に特化したBPO事業者として実績を積み重ねてきた当社は、経験とノウハウを活かして管理会社様のご支援をしています。

【不動産テックの導入支援】

AAAコンサルティングでは管理業務のBPO支援のほかに、関連したIT活用およびDX支援の「A-Consulting」も、サービスとして提供しております。

管理業務における不動産テックの導入支援をさせていただくことで、管理会社様の企業競争力の向上に寄与しています。

特に紙ベースでのやり取りがまだまだ多く残っている業界ですが、ペーパーレス化の支援も多数実績がございますので、お気軽にご相談ください。

【業務改善提案】

「A-Consulting」では、不動産テックの導入支援以外にオーダーメイド型の業務改善コンサルティングを実施しております。

多数の管理支援実績をもとに、管理会社様が抱える個社毎の課題と向き合い、解決に繋がるようにご支援を行なっております。

各管理会社様の特色を生かした形でのご提案ができるよう、何度でも打合せを重ね、課題解決へ導きます。

【サービスを選んで利用可能】

上記の通り、AAAコンサルティングでは、事務業務代行・コールセンター代行・業務改善コンサルティングなど、幅広く管理会社様のご支援を行なっております。

「事務作業は自社に派遣社員がいるので、コールセンターのみ利用したい」など、一部のサービスのみご利用いただくことも可能です。

管理会社様のニーズに合わせて、自由にプランニングできることが当社サービスの強みです。